Kasus Saatchi & Saatchi, Volkswagen & General Motors

Pertanyaan:

Pada kedua kasus yang sedang dibahas:

1. Apa faktor knowledge dalam penekanan kasus di atas?
2. Apa saja kesalahan dari perubahan-perusahaan yang ada di atas?
3. Apa saja faktor pembelajaran yang didapat dari kasus pendek di atas?

Jawaban:

Data merupakan kumpulan fakta mentah yang berupa angka, huruf, gambar, dan lainnya yang merupakan suatu uraian dasar dari sebuah peristiwa.

Informasi merujuk data yang sudah diolah sehingga mempunyai arti dan nilai terhadap si penerima.

Pengetahuan/knowledge terdiri dari data dan informasi yang sudah diproses untuk mendapatkan pemahaman, pengalaman, akumulasi pembelajaran dari para pakar yang diaplikasikan pada suatu masalah.

Knowledge atau pengetahuan berasal dari begitu banyak sumber sehingga dibutuhkan sesuatu untuk melakukan pengelolaan terhadap ilmu pengetahuan tersebut dan berusaha dengan menyebarkan dalam lingkup yang lebih luas. Untuk itu dibentuklah yang namanya knowledge management.

Salah satu sumber pengetahuan bagi suatu organisasi adalah bahwa organisasi memang membentuk pekerja pengetahuan (knowledge worker) sebagai agen utama untuk menciptakan value. Contoh sumber ini bisa dilihat pada kasus yang sedang kita bahas yaitu kasus Saatchi & Saatchi, Volkswagen & General Motors.

Kasus I : Saatchi & Saatchi

Pada bulan Desember 1994, perusahaan Cordiant mengalami suatu masalah besar. Pemegang saham utama terus menerus menekan perusahaan yang mengakibatkan Maurice Saatchi sebagai pemimpin perusahaan dipecat. Padahal salah satu sumber pengetahuan perusahaan terbesar ada pada Saatchi. Pasalnya, hal ini dilakukan untuk mencegah penurunan tajam lebih lanjut dalam harga saham perusahaan, dan sebagai langkah awal solusi ini berhasil mengatasi permasalahan.

Namun, tanpa diketahui perusahaan terkena dampak atau konsekuensi yang fatal atas pemecatannya terhadap Maurice Saatchi. Karena setelah keluar dari perusahaan, Saatchi membentuk perusahaan baru dengan pengetahuan yang dia punya dan mendirikan perusahaan tersebut dengan namanya sendiri yang tentu saja masyarakat ramai telah mengenal nama tersebut. Dan juga karena keakrabannya dengan karyawan lain di perusahaan lama, Saatchi pun berhasil membujuk dan ‘membajak’ karyawan yang berkualitas dari perusahaan lamau untuk bergabung dengannya.

Hal ini mengakibatkan dampak yang sangat fatal pada Cordiant karena perusahaan telah kehilangan sumber intelektual yang menyebabkan sedikit demi sedikit kehilangan nasabah dalam hitungan minggu. Dan pada akhirnya harga saham ‘terjun bebas’ dalam enam bulan yang menyebabkan perusahaan bangkrut.

Dari kasus di atas dapat diambil beberapa kesimpulan, yaitu :

1. Faktor knowledge dalam penekanan kasus di Saatchi & Saatchi adalah bahwa organisasi memiliki knowledge worker yaitu Maurice Saatchi sebagai pimpinan perusahaan yang menciptakan value bagi perusahaan.
2. Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh perusahaan adalah :

• Saat perusahaan memutuskan untuk memecat pimpinan perusahaan yang seyogianya memiliki pengetahuan yang sangat mendalam mengenai perusahaan, mulai dari bisnis, cara kerja, karyawan dan sebagainya.
• Perusahaan hanya memikirkan solusi jangka pendek untuk mengatasi masalah yang ada dan tidak memikirkan dampaknya di masa mendatang.
• Maurice Saatchi sebagai mantan pemimpin perusahaan yang tentu saja memiliki pengetahuan mengenai perusahaan dan juga informasi mengenai orang-orang berkualitas yang memiliki skill di perusahaan tersebut, sehingga dia membentuk perusahaan baru dan ‘membajak’ orang-orang berkualitas dari perusahaan lama. Dan pada akhirnya membuat perusahaan yang memecatnya bangkrut.

3.  Yang dapat kita pelajari pada kasus di atas adalah :

• Saat mengambil keputusan untuk melakukan sesuatu sebaiknya kita tidak hanya memikirkan jangka pendek saja tetapi jangka panjang juga.
• Daripada kita memecat seseorang dalam perusahaan kita yang posisinya sangat penting bagi perusahaan, lebih bagus kita menyelesaikan masalah internal dahulu lalu menyelesaikan bersama-sama masalah eksternal, sehingga semua bisa terselesaikan dengan baik.
• Harus memiliki back-up untuk menyimpan pengetahuan yang ada, sehingga apabila knowledge worker tersebut meninggalkan perusahaan, kita memiliki back-up pengetahuan, dan mengambil langkah selanjutnya.

Kasus II : Volkswagen & General Motors

Akibat dari kehilangan sumber pengetahuan ketika orang-orang penting (key workers) menyimpang tidak dibatasi oleh kreativitas industri secara tradisional seperti periklanan, desain maupun hiburan. Salah satu contoh adalah langkah dramatis yang dilakukan oleh Josh Ignacio Upez, sebagai pimpinan pembelian di perusahaan General Motors pindah ke perusahaan Volkswagen.

Perpindahan ini merupakan salah satu perdebatan panjang. General Motor pada awalnya dituntut untuk kerusakan, bahwa dokumen atau file komputer dialihkan (dipindah tempatkan) secara illegal. Pada kenyataannya, perginya ‘orang terpenting’ diikuti juga dengan kepergian para manajer yang memiliki keterampilan dan berkualitas. Asset intelektual dan pengetahuan yang sangat berharga dibawa pergi oleh mereka yang menyimpang, dan ini mengakibatkan kerugian di pihak General Motor.

Dari kasus tersebut, sama dengan

1. Sama seperti kasus Saatchi & Saatchi, perusahaan Volkswagen & General Motors merupakan perusahaan yang pengetahuannya terletak pada orang-orang penting pada (key worker) perusahaan yang memberikan value terhadap perusahaan.
2. Kesalahan-kesalahan yang dilakukan oleh perusahaan adalah :

• Tidak mencari akar dari permasalahan yang ada untuk diselesaikan yang pada akhirnya membuat kekecewaan di kedua pihak.
• Tingkat keamanan/security yang masih rendah pada perusahaan, sehingga bisa menyebabkan perkara bahwa dokumen atau file dialihkan secara illegal.
• Ilmu pengetahuan yang ada pada Josh Ignacio Upez dibawa pergi bersamaan dengan pindahnya dia ke perusahaan Volkswagen, hal ini tentu saja merugikan perusahaan General Motors dan menguntungkan Volkswagen.
• Ketidakmampuan perusahaan mempertahankan karyawannya terutama para manajer yang handal yang berkualitas yang pastinya mendukung perusahaan menjadi lebih baik. Dan akhirnya para manajer pun ikut pindah ke perusahaan lain.
• Dengan kehilangan sumber pengetahuan dan intelektual yang sangat berharga, maka perusahaan pun mengalami kerugian.

3.  Hal-hal yang dapat kita pelajari dari kasus tersebut adalah :

• Security harus ditingkatkan dan dijaga integritasnya, hingga orang tidak bisa menyalahgunakannya.
• Sama seperti kasus yang sebelumya, terlebih dahulu kita mencegah agar karyawan perusahaan kita tidak punya keinginan untuk pindah dan merasa betah tinggal di dalam perusahaan. Salah satunya apabila ada masalah secara bersama mencari duduk permasalahannya tanpa membuat praduga tak bersalah dan mencari solusi hingga tuntas.
• Membuat back-up untuk menyimpan pengetahuan yang dimiliki oleh key workers tersebut salah satu caranya, sering-sering melakukan transfer dan sharing knowledge.

Konsep-konsep Utama Knowledge Management

Dimensi Pengetahuan

Sebuah kunci pembeda yang dibuat oleh mayoritas praktisi knowledge management adalah reformulasi Nonaka terhadap pembedaan Polanyi antara pengetahuan ‘tacit’ dan ‘eksplisit’. Istilah ‘tacit’ berarti terbatinkan, terinternalisasi, dan seorang individu boleh jadi tidak sadar atas apa yang diketahuinya dan bagaimana caranya mencapai suatu hasil tertentu. Sedangkan kebalikannya, berada pada spektrum kesadaran atau pengetahuan eksplisit – pengetahuan yang secara eksplisit dan sadar dimiliki oleh individu dalam fokus mental, dan dapat dikomunikasikan kepada orang lain. Dalam istilah populer, pengetahuan tacit ada di kepala kita, sedangkan pengetahuan eksplisit adalah apa yang telah kita kodifikasi.

Nonaka dan Takeuchi [Nonaka, 1995] berargumentasi bahwa keberhasilan program KM selain memerlukan konversi pengetahuan tacit yang telah terinternalisasi kedalam pengetahuan eksplisit terkodifikasi untuk dapat dibagikan, juga mengharuskan individu dan kelompok untuk menginternalisasi dan memaknai secara personal pengetahuan terkodifikasi yang telah diperolehnya dan sistem KM.

Fokus pada kodifikasi dan manajemen pengetahuan eksplisit telah memungkinkan para praktisi knowledge management untuk membetulkan meluruskan konsep-konsep terdahulu di bidang manajemen informasi yang menyebabkan timbulnya tuduhan bahwa KM tidak lebih dari sekedar manajemen informasi.

Pembedaan antara pengetahuan tacit dan eksplisit oleh Nonaka dan Takeuchi menuai kritik karena dianggap terlalu disederhanakan, dan bahkan istilah atau dugaan mengenai pengetahuan eksplisit itu sendiri sesungguhnya suatu kontradiksi. Khususnya untuk pengetahuan yang harus dieksplisitkan, pengetahuan tersebut ditranslasikan menjadi informasi dalam simbol-simbol.

Rerangka umum yang lain untuk mengkategorikan dimensi pengetahuan meliputi embedded knowledge (pengetahuan yang telah disatukan dalam suatu artifak dengan jenis tertentu, sebagai contoh sebuah sistem informasi dapat memiliki pengetahuan yang ditanamkan kedalam disainnya) dan embodied knowledge (merepresentasikan pengetahuan sebagai sebuah kapabilitas belajar  sistem-sistem syaraf, kimiawi, dan sensor). Dua dimensi ini, meskipun seringkali digunakan, namun belum diterima secara universal. Hal lain yang juga menjadi praktek umum adalah membedakan antara penciptaan ‘pengetahuan baru’ vs alih ‘pengetahuan yang sudah mapan’ dalam sebuah kelompok, organisasi, atau komunitas. Lingkungan yang saling mendukung seperti komunitas-komunitas peminat teknologi praktis tertentu atau penggunaan tool komputasi tertentu dapat juga dipergunakan untuk menciptakan dan mentransfer pengetahuan.

Tahap-tahap Penguasaaan Pengetahuan

Pengetahuan dapat di akses atau dikuasai melalui tiga keadaan: sebelum, selama, atau sesudah aktifitas yang berkaitan dengan pengetahuan dilakukan. Sebagai contoh, seseorang yang melaksanakan sebuah proyek baru bagi sebuah organisasi boleh jadi mengakses sumber daya informasi untuk mempelajari praktek-praktek terbaik dan pelajaran-pelajaran yang dipelajari dari proyek-proyek serupa terdahulu yang ditanganinya, akses informasi yang relevan selama implementasi proyek untuk mencari saran dan usulan terhadap isu yang dihadapi, dan akses informasi relevan sesudahnya untuk mendapatkan saran dan usulan terhadap aksi-aksi setelah proyek selesai dan kajian-kajian terhadap proyek yang dilaksanakan. Para praktisi KM menawarkan sistem, repositori, dan proses-proses korporat untuk mendorong dan memformalkan aktifitas-aktifitas tersebut.

Dengan cara yang serupa, pengetahuan dapat di tangkap dan direkam sebelum implementasi sebuah proyek, misalkan ketika tim yang menangani proyek mempelajari hal-hal penting selama analisis awal proyek. Dengan cara yang serupa pula, pengetahuan yang dipelajari selama operasi proyek dapat direkam, dan tinjauan purna operasi dapat menggiring ke pemahaman lebih lanjut dan pengetahuan dapat diakses kembali untuk masa depan.

Organisasi harus mencoba beragam metode dan mekanisme pemberian insentif yang berbeda untuk menangkap pengetahuan. Misalkan dengan mewajibkan pengisian content ke dalam sistem yang tersedia dan mengkaitkan penghargaan yang diberikan dalam rencana pengukuran kinerja. Meskipun terdapat kontroversi mengenai apakah insentif bermanfaat atau tidak dalam area ini, dan belum ada konsensus terhadap hal tersebut.

Akses Pengetahuan secara ad hoc

Salah satu strategi alternatif dalam mengkodekan pengetahuan kedalam repositori dan mengambil kembali pengetahuan dari repositori seperti database adalah dengan berbasis ad hoc. Sistem diakses ketika diminta. Keuntungan utama dari strategi ini adalah response dari kepakaran individu akan kaya isi dan kontekstual dengan masalah yang sedang diselesaikan, serta  dipersonalisasikan ke satu orang atau kelompok yang menanganinya.

Sisi buruknya adalah bahwa kegiatan tersebut dipengaruhi oleh ketersediaan dan ingatan dari individu-individu dalam organisasi. Cara ini tidak akan menangkap pemahaman dan pengalaman untuk dapat dipergunakan di masa depan ketika individu yang bersangkutan keluar dan sedang tidak mungkin diakses. Demikian pula ketika ingatan para pakar mengenai suatu bahasan teknis atau masalah tertentu berubah seiring waktu. Kebangkitan pendekatan naratif terhadap KM mencoba menjembatani antara yang formal dan ad hoc dengan menyimpan pengetahuan dalam format cerita.

Penggerak Knowledge Management

Terdapat beberapa penggerak atau motivasi yang mengarahkan organisasi untuk menguasai program KM. Barangkali yang paling utama adalah keunggulan kompetitif yang diperoleh seiring dengan perbaikan atau pembelajaran yang lebih cepat dan penciptaan pengetahuan baru. Program KM boleh jadi mengarah ke inovasi yang lebih besar, keterlibatan pelanggan yang lebih baik, konsistensi dalam “praktek-praktek baik” dan akses lintas organisasi secara global, serta keuntungan-keuntungan lain. Tujuan-tujuan tersebut di benak kita dapat menjadi penggerak program KM.

Hal-hal lain yang dapat menggerakan program Knowledge Manajement meliputi:

• penciptaan ketersediaan pengembangan content pengetahuan yang terus meningkat dan dukungan terhadap produk dan layanan

• peralihan siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat

• Fasilitasi dan pengelolaan inovasi organisasi

• Peningkatan kepakaran SDM dalam organisasi

• Pengambilan keuntungan dari ‘efek jaringan’ ketika banyaknya koneksi produktif antar karyawan meningkat, dan ketika kualitas informasi yang dipertukarkan juga meningkat

• Pengelolaan pertumbuhan informasi dan data dalam linkungan bisnis kompleks dan perijinan karyawan untuk kerap-kali mengakses sumberdaya pengetahuan yang relevan dan panduan praktek-praktek terbaik.

• Fasilitasi pembelajaran dalam berorganisasi

• Pengelolaan aset dan kapital intelektual tenaga kerja (seperti kepakaran dan know-how yang dimiliki oleh individu-individu kunci) ketika individu-individu pensiun dan tenaga kerja baru dipekerjakan.
• Peningkatan kecepatan tanggap organisasi terhadap perubahan lingkungan.

Teknologi Knowledge Management

Teknologi awal KM berupa yellow pages korporat online (berisi data para pakar) dan sistem manajemen dokumen. Dikombinasikan dengan pengembangan awal teknologi kolaboratif seperti pada Lotus Notes, teknologi KM berkembang di pertengahan tahun 90-an. Berikutnya mengikuti perkembangan teknologi yang dipergunakan di manajemen informasi. Secara khusus, penggunaan teknologi semantik untuk pencarian dan pengambilan kembali informasi serta pengembangan alat-alat bantu spesifik untuk KM mulai dipakai dalam praktek.

Lebih akhir, alat-alat bantu komputasi sosial seperti blog, dan wiki telah dikembangkan untuk mendukung pendekatan yang lebih tidak terstruktur untuk penciptaan dan alih teknologi melalui pengembangan komunitas bentuk baru. Namun demikian, alat-alat bantu tersebut, sebagian besar masih berbasis teks, dan dengan demikian merepresentasikan alih pengetahuan secara explicit. Alat-alat bantu ini menghadapi tantangan untuk memisahkan pengetahuan yang bermakna dan dapat dipergunakan kembali dari kondisi aslinya.

Memetakan Pengetahuan

Memetakan pengetahuan dan kepakaran sebuah organisasi untuk sejumlah alasan sangat bernilai. Kemudahan akses terhadap “pengetahuan organisasi” dapat secara tidak langsung saling menghubungkan orang-orang ketika mereka memerlukan petunjuk dalam menyelesaikan masalah. Dampak dari hal tersebut adalah meningkatknya laju respon, serta berkurangnya re-invention of the wheel, yaitu upaya menciptakan kembali produk atau mengulang kembali proses pemgambilan keputusan yang telah tercipta sebelumnya. Dampak lanjutannya adalah meningkatnya kepuasan customer dan karyawan.

Peta pengetahuan dapat dipergunakan lebih lanjut untuk menarik dan memilih orang-orang guna membantu suatu proyek, atau menawarkan pelatihan bagi karyawan yang telah memiliki ketrampilan dasar yang baik dengan ketrampilan tambahan yang diperlukan oleh organisasi untuk proyek-proyek mendatang. Pertimbangan yang dipergunakan dalam menyususun peta pengetahuan meliputi: ketrampilan, kepakaran, pengalaman, dan lokasi.

Pemetaan pengetahuan umumnya digunakan untuk mengambil alih fungsi-fungsi seperti audit pengetahuan (menemukan pengetahuan yang ada pada awal proyek KM), survey jaringan (memetakan relasi antara komunitas yang telibat dalam penciptaan dan pertukaran pengetahuan) dan menciptakan sebuah peta dari relasi-relasi pengetahuan terhadap proses utama bisnis. Meskipun kerap kali dilaksanakan pada awal program KM, namun hal tersebut bukanlah pra-kondisi yang diperlukan atau yang menjadi batasan untuk memulai.

Pemampu Knowledge Management

Secara historis terdapat sejumlah teknologi ‘pemampu’ (enabler) atau fasilitator praktek-praktek KM dalam organisasi yang meliputi sistem pakar, knowledge base, beragam tipe manajemen informasi, software bantu untuk help desk, sistem manajemen dokumen, dan sistem TI pendukung aliran-aliran ‘pengetahuan organisasi’ lainnya.

Kebangkitan Internet membawa teknologi-teknologi pemampu lanjutan, antara lain e-learning, web conferencing, software kolaborasi, sistem content management¸ direktori ‘yellow pages’ korporat, mailing-list, wiki, blog, serta teknologi-teknologi lain. Setiap teknologi pemampu dapat memperluas aras pertanyaan yang tersedia bagi karyawan, sementara itu menyediakan pula sebuah platform untuk meraih tujuan atau aksi tertentu. Praktek KM akan terus berevolusi seiring dengan pertumbuahan aplikasi kolaborasi, alat-alat bantu visual, dan teknologi-teknologi lain. Karena di adopsi oleh populasi dan komunitas bisnis utama, Internet telah memandu peningkatan dalam kolaborasi kreatif, pendidikan dan penelitian, e-commerce, dan informasi instan.

Terdapat pula variasi lain pemampu-pemampu organisai untuk program KM yang meliputi komunitas-komunitas praktek, kajian sebelum-, setelah-, dan selama- aksi, bantuan sejawat, taksonomi pengetahuan, bimbingan dan pelatihan, dan sebagainya.

“We believe that the future belongs to companies that can take the best of the East and the West and start building a universal model to create new knowledge within their organizations.” (I. Nonaka and H. Takeuchi)

Pembaca

Artikel ini diperuntukkan bagi para pimpinan organisasi/perusahaan yang berkeinginan mempelajari bagaimana memanfaatkan Knowledge Management (KM) ke dalam organisasi/perusahaan mereka sendiri. Bidang ini merupakan bidang yang akan banyak diminati oleh para eksekutive senior, pimpinan teknik begitupun juga oleh para manajer pelatihan atau personalia. Disamping itu juga, artikel ini sangat cocok bagi siapa saja yang tertarik dalam intellectual capital, pengembangan organisasi, perencanaan suksesi, pemodelan kompetensi.

Pendahuluan

Pada pertengahan tahun 1980-an, banyak individu dan organisasi mulai tertarik pada peran yang terus meningkat dari pengetahuan untuk dapat bertahan dalam lingkungan yang sangat kompetitif. Persaingan bebas dan internasional telah merubah dengan cepat bagi perusahaan untuk secara serius menekankan pada kualitas, tanggapan, keberagaman dan kustomisasi produk dan jasa. Dan dalam survey 1989, beberapa CEO perusahaan yang termasuk dalam Fortune 50 setuju bahwa pengetahuan merupakan faktor yang sangat fundamental yang berada dibalik keberhasilan perusahaan dan semua aktifitasnya. Mereka mempunyai anggapan bahwa kemampuan perusahaan untuk berkompetisi bergantung pada kualitas aset pengetahuan dan kemampuan pemanfaatannya dengan sempurna. Oleh karena itu banyak perusahaan-perusahaan besar dengan serius mencari cara untuk membangun dan mendapatkan nilai dari aset pengetahuan yang ada di dalam perusahaan mereka itu.

Knowledge Management (KM) merupakan langkah strategis bagi setiap perusahaan untuk mampu memanfaatkan aset pengetahuan. Dan artikel ini menjelaskan KM yang berbasiskan pada direktori kompetensi, sehingga setiap perusahaan akan lebih mampu memahami secara jelas terhadap pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung satu kompetensi yang disyaratkan untuk satu pekerjaan tertentu di perusahaan/organisasi. Dan melalui artikel ini juga, perusahaan/organisasi akan memahami bahwa penerapan KM yang didukung sistem yang berbasiskan pada pendekatan direktori kompetensi akan sangat membantu penerapan KM secara sistematik.

Knowledge Management

Knowledge Management (KM) merupakan intervensi bersama-ssama dari sumber daya manusia, proses dan teknologi untuk mendukung proses pembuatan ( creation), pembauran ( assimilation ), penyebaran ( dissemination ) dan pemanfaatan (application ) pengetahuan di dalam lingkungan perusahaan / organisasi. Pembuatan pengetahuan (knowledge creation) adalah proses perbaikan pengetahuan tertentu selama proses pembelajaran. Pembauran pengetahuan (knowledge assimilation) adalah proses pengumpulan, penyimpanan dan penyaringan pengetahuan yang dibuat dengan pengetahuan yang sudah dipunyai sebelumnya. Penyebaran pengetahuan (knowledge dissemination) adalah proses akses dan distribusi pengetahuan untuk dipergunakan dalam pekerjaan yang lainnya. Pemanfaatan pengetahuan (knowledge application) adalah penggunaan pengetahuan yang ada untuk mendukung penyelesaian masalah-masalah yang dihadapinya. Pengetahuan dibangun atau dikembangkan melalui proses pengalaman dimana pengetahuan tersebut dipergunakan, seperti proses penyelesaian masalah, projek atau pekerjaan.

Di bawah ini terdapat beberapa pertanyaan dimana penerapan Knowledge Management (KM) seharusnya dapat memberikan jawaban:

• Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh setiap pekerja untuk melaksanakan tugas-tugasnya?

• Apakah pengetahuan terdokumentasikan dan dapat disebarkan?

• Pengetahuan/keahlian apa yang dipunyai para pekerja pada saat ini?

• Bagaimana pengetahuan itu diukur?

• Pengetahuan apa yang vital bagi proses bisnis perusahaan/organisasi?

• Pengetahuan/keahlian apa yang diperlukan oleh para pekerja untuk masa depan?

• Bagaimana membangun keahlian/pengetahuan yang diperlukan organisasi secara efisien?

• Pelatihan apa yang diperlukan untuk meningkatkan keahlian/pengetahuan?

• Bagaimana mempersingkat proses pembelajaran dan menghemat biaya-biaya akuisisi keahlian?

• Bagaimana pengetahuan para pekerja dapat disebarluaskan dengan efektif?

Untuk dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan baik, maka seharusnya dikembangkan satu pendekatan yang sistematik untuk penerapan Knowledge Management, dan tentunya pendekatan tersebut dapat juga dikembangkan dalam bentuk sistem berbasis komputer, sehingga penerapan KM tersebut akan lebih mudah dan sistematik. Pendekatan yang sangat baik adalahpendekatan kompetensi untuk membangun KM tersebut.

Direktori Kompetensi

Setiap perusahaan/organisasi mempunyai struktur organisasi untuk mendukung aktifitas-aktifitasnya dan mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkannya. Struktur organisasi tersebut mempunyai pekerjaan-pekerjaan (jobs) yang dijabat oleh pekerja yang sudah ditetapkan untuk menangani pekerjaan-pekerjaan tersebut. Untuk mampu melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik, maka setiap pekerjaan tersebut memberikan persyaratan kompetensi yang harus dimiliki oleh pekerja agar mampu melaksanakan tugas-tugas (tasks) yang ditanganinya.

Kompetensi-kompetensi ini akan membentuk direktori kompetensiperusahaan/organisasi yang akan memperlihatkan fokus-fokus utama dalam pelaksanaan bisnisnya. Kompetensi-kompetensi tersebut akan saling terkait terhadap pekerjaan, sehingga satu kompetensi kemungkinan diperlukan oleh dua pekerjaan yang berbeda dan tentunya kemungkinan dengan level yang berbeda pula. Disamping hal itu, keberadaan kompetensi tersebut yang diperlukan oleh organisasi sangat dibatasi oleh keberadaan pekerja juga, misalnya sakit, meninggal dunia, mutasi ke departemen lain, pindah bidang keahlian/pengetahuan, pindah ke perusahaan lain. Oleh karena itu setiap organisasi/perusahaan harus mampu mengelola kompetensi-kompetensi utama yang ada di perusahaan untuk dapat mempertahankan kelangsungan atau keberadaan perusahaan dan mampu berkompetisi dengan baik.

Kompetensi-kompetensi yang seharusnya dimiliki oleh setiap pekerjaan dengan tingkat-tingkat tertentu sangat dipengaruhi oleh pengetahuan sebagai sumber untuk mendukung kompetensi-kompetensi yang diperlukan tersebut. Oleh karena itu, pengelolaan pengetahuan (knowledge management) sangat diperlukan oleh setiap perusahaan/ organisasi untuk dapat mendukung peningkatan kompetensi yang dimiliki oleh para pekerjanya, sehingga tugas-tugas yang diberikan oleh perusahaan/organisasi dapat dilaksanakan lebih baik dan cepat. Melalui Knowledge Management yang berbasis kompetensi tersebut, maka setiap pekerja akan dapat belajar dari pengalaman pekerja lainnya ketika dia menggantikan posisinya.

Knowledge Management System Berbasis Direktori Kompetensi

Knowledge Management System (KMS) merupakan sistem berbasis komputer untuk mendukung penerapan KM di perusahaan/organisasi, sehingga penyebaran dan pengaksesan pengetahuan akan lebih efisien dan efektif. Terdapat lima prinsip utama yang mendasari pengembangan Knowledge Management System (KMS) :

• Menyimpan pengetahuan secara online dan dapat dilakukan secara online . Macam-macam pengetahuan dipublikasikan dalam bentuk digital, dan jika diperlukan dicetak dalam kertas. Pengetahuan disimpan dalam jaringan Intranet, tidak disimpan dalam kabinet-kabinet atau kotak-kotak, karena pengetahuan yang sudah dijadikan dalam bentuk digital akan lebih efisien untuk dipelihara, dan akan lebih mudah untuk dianalisa, ditelusuri, diperbaharui dan disebarluaskan.

• Memudahkan akses pengetahuan online. Organisasi/perusahaan mempunyai tanggungjawab dan kewajiban untuk semua karyawan mempunyai akses yang sama terhadap pengetahuan yang sesuai dengan keperluannya

• Para pegawai menjadi “Knowledge Worker”. Para pegawai dituntut untuk meningkatkan kemampuannya ketika melayani pelanggan/kustomer internal atau eksternal, sehingga para pegawai mampu mengakses dengan segera terhadap pengetahuan yang terbaru dan akurat. Dalam hal ini, teknologi Web dapat memberikan fasilitas untuk mendorong perubahan budaya melalui lingkungan yang didukung oleh pengetahuan atau informasi yang dapat diakses dari berbagai lapisan, dan juga bisa saling melakukan sharing satu sama lain dengan mudah.

• Berkerja secara kemitraan (teamwork) untuk mencapai sasaran. Terdapat kebutuhan yang mendesak untuk dapat melakukan kerjasama secara lebih baik diantara para anggota atau departemen organisasi/perusahaan.

• Menghilangkan atau memperkecil penghalang dan memberikan contoh/model.Dalam era informasi, pimpinan perusahaan/organiasi seharusnya secara proaktif mendorong para pekerja untuk bisa saling berkerja sama, oleh karena itu pimpinan memberikan contoh atau model untuk selalu berbagi pengetahuan atau informasi dengan semua lapisan.

Teknologi Web dan Internet merupakan platform standard yang sudah banyak diterapkan di lingkungan perusahaan/organisasi, dan teknologi ini dapat mendukung prinsip-prinsip utama KMS dengan baik dan fleksible. Oleh karena itu teknologi ini sangat cocok dipergunakan untuk mengembangkan Knowledge Management System (KMS) berbasis direktori kompetensi ini.

Untuk dapat membangun dan menerapkan KMS berbasis direktori kompetensi ini dengan baik, maka Knowledge Director atau pimpinan projek penerapan KM di perusahaan/organisasi harus dapat memahami relasi-relasi dengan baik antara struktur organisasi, posisi pekerjaan dan kompetensi.

Melalui relasi-relasi tersebut, KMS berbasis kompetensi mempunyai bagian-bagian utama, seperti :

• Jobs Directory. Seluruh posisi pekerjaan (jobs) harus jelas dalam struktur organisasi, dan setiap pegawai harus mempunyai posisi pekerjaannya. Direktori ini merupakan pemetaan struktur organisasi terhadap posisi pekerjaan.

• Competence Directory . Setiap pekerjaan akan mempunyai kompetensi-kompetensi yang disyaratkan. Direktori ini merupakan pemetaan pekerjaan terhadap kompetensi.

• Knowledge Directory . Setiap kompetensi memerlukan pengetahuan. Pengetahuan terdiri dari empat sumber utama yaitu pelatihan, konsultansi, forum diskusi dan dokumen. Keempat sumber utama ini saling terkait, sehingga satu sama lain bisa saling mendukung. Pengetahuan ini harus langsung terkoneksi dengan kompetensi-kompetensi dari posisi job, sehingga akan terjadi sharing pengetahuan secara langsung.

Kelebihan sistem ini adalah dapat dijadikan sebagai sarana untuk menganalisa terhadap kebutuhan training yang lebih akurat sesuai dengan kebutuhan, karena kompetensi-kompetensi yang diperlukan lebih transfaran terhadap pekerjaan. Sistem ini dapat diterapkan dalam berbagai lingkungan perusahaan.

Proses pembelajaran para pegawai akan terjadi terus menerus, sehingga sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi, disamping hal itu pemberdayaan SDM akan lebih optimum untuk menangani pekerjaan-pekerjaannya dan tentunya akan dapat lebih saling berinteraksi untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.

Penutup

Knowledge Management merupakan langkah strategis bagi setiap organisasi/perusahaan. Pendekatan direktori kompetensi merupakan pendekatan yang fleksibel untuk penerapan KM. Sistem KM berbasis teknologi Web dapat dikembangkan dengan memperhatikan tiga relasi utama antara Jobs Directory, Competence Directory dan Knowledge Directory . Sistem ini dapat memberikan penghematan biaya dan waktu dalam proses peningkatan kualitas dan pemberdayaan Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan/organisasi.

taken from: http://haitanrachman.wordpress.com/2007/09/25/knowledge-management-system-berbasis-kompetensi/

Welcome to Binusian blog. This is your first post. Edit or delete it, then start blogging! Happy Blogging 🙂

Binusian Link