Dimensi Pengetahuan

Sebuah kunci pembeda yang dibuat oleh mayoritas praktisi knowledge management adalah reformulasi Nonaka terhadap pembedaan Polanyi antara pengetahuan ‘tacit’ dan ‘eksplisit’. Istilah ‘tacit’ berarti terbatinkan, terinternalisasi, dan seorang individu boleh jadi tidak sadar atas apa yang diketahuinya dan bagaimana caranya mencapai suatu hasil tertentu. Sedangkan kebalikannya, berada pada spektrum kesadaran atau pengetahuan eksplisit – pengetahuan yang secara eksplisit dan sadar dimiliki oleh individu dalam fokus mental, dan dapat dikomunikasikan kepada orang lain. Dalam istilah populer, pengetahuan tacit ada di kepala kita, sedangkan pengetahuan eksplisit adalah apa yang telah kita kodifikasi.

Nonaka dan Takeuchi [Nonaka, 1995] berargumentasi bahwa keberhasilan program KM selain memerlukan konversi pengetahuan tacit yang telah terinternalisasi kedalam pengetahuan eksplisit terkodifikasi untuk dapat dibagikan, juga mengharuskan individu dan kelompok untuk menginternalisasi dan memaknai secara personal pengetahuan terkodifikasi yang telah diperolehnya dan sistem KM.

Fokus pada kodifikasi dan manajemen pengetahuan eksplisit telah memungkinkan para praktisi knowledge management untuk membetulkan meluruskan konsep-konsep terdahulu di bidang manajemen informasi yang menyebabkan timbulnya tuduhan bahwa KM tidak lebih dari sekedar manajemen informasi.

Pembedaan antara pengetahuan tacit dan eksplisit oleh Nonaka dan Takeuchi menuai kritik karena dianggap terlalu disederhanakan, dan bahkan istilah atau dugaan mengenai pengetahuan eksplisit itu sendiri sesungguhnya suatu kontradiksi. Khususnya untuk pengetahuan yang harus dieksplisitkan, pengetahuan tersebut ditranslasikan menjadi informasi dalam simbol-simbol.

Rerangka umum yang lain untuk mengkategorikan dimensi pengetahuan meliputi embedded knowledge (pengetahuan yang telah disatukan dalam suatu artifak dengan jenis tertentu, sebagai contoh sebuah sistem informasi dapat memiliki pengetahuan yang ditanamkan kedalam disainnya) dan embodied knowledge (merepresentasikan pengetahuan sebagai sebuah kapabilitas belajar sistem-sistem syaraf, kimiawi, dan sensor). Dua dimensi ini, meskipun seringkali digunakan, namun belum diterima secara universal. Hal lain yang juga menjadi praktek umum adalah membedakan antara penciptaan ‘pengetahuan baru’ vs alih ‘pengetahuan yang sudah mapan’ dalam sebuah kelompok, organisasi, atau komunitas. Lingkungan yang saling mendukung seperti komunitas-komunitas peminat teknologi praktis tertentu atau penggunaan tool komputasi tertentu dapat juga dipergunakan untuk menciptakan dan mentransfer pengetahuan.

Tahap-tahap Penguasaaan Pengetahuan

Pengetahuan dapat di akses atau dikuasai melalui tiga keadaan: sebelum, selama, atau sesudah aktifitas yang berkaitan dengan pengetahuan dilakukan. Sebagai contoh, seseorang yang melaksanakan sebuah proyek baru bagi sebuah organisasi boleh jadi mengakses sumber daya informasi untuk mempelajari praktek-praktek terbaik dan pelajaran-pelajaran yang dipelajari dari proyek-proyek serupa terdahulu yang ditanganinya, akses informasi yang relevan selama implementasi proyek untuk mencari saran dan usulan terhadap isu yang dihadapi, dan akses informasi relevan sesudahnya untuk mendapatkan saran dan usulan terhadap aksi-aksi setelah proyek selesai dan kajian-kajian terhadap proyek yang dilaksanakan. Para praktisi KM menawarkan sistem, repositori, dan proses-proses korporat untuk mendorong dan memformalkan aktifitas-aktifitas tersebut.

Dengan cara yang serupa, pengetahuan dapat di tangkap dan direkam sebelum implementasi sebuah proyek, misalkan ketika tim yang menangani proyek mempelajari hal-hal penting selama analisis awal proyek. Dengan cara yang serupa pula, pengetahuan yang dipelajari selama operasi proyek dapat direkam, dan tinjauan purna operasi dapat menggiring ke pemahaman lebih lanjut dan pengetahuan dapat diakses kembali untuk masa depan.

Organisasi harus mencoba beragam metode dan mekanisme pemberian insentif yang berbeda untuk menangkap pengetahuan. Misalkan dengan mewajibkan pengisian content ke dalam sistem yang tersedia dan mengkaitkan penghargaan yang diberikan dalam rencana pengukuran kinerja. Meskipun terdapat kontroversi mengenai apakah insentif bermanfaat atau tidak dalam area ini, dan belum ada konsensus terhadap hal tersebut.

Akses Pengetahuan secara ad hoc

Salah satu strategi alternatif dalam mengkodekan pengetahuan kedalam repositori dan mengambil kembali pengetahuan dari repositori seperti database adalah dengan berbasis ad hoc. Sistem diakses ketika diminta. Keuntungan utama dari strategi ini adalah response dari kepakaran individu akan kaya isi dan kontekstual dengan masalah yang sedang diselesaikan, serta dipersonalisasikan ke satu orang atau kelompok yang menanganinya.

Sisi buruknya adalah bahwa kegiatan tersebut dipengaruhi oleh ketersediaan dan ingatan dari individu-individu dalam organisasi. Cara ini tidak akan menangkap pemahaman dan pengalaman untuk dapat dipergunakan di masa depan ketika individu yang bersangkutan keluar dan sedang tidak mungkin diakses. Demikian pula ketika ingatan para pakar mengenai suatu bahasan teknis atau masalah tertentu berubah seiring waktu. Kebangkitan pendekatan naratif terhadap KM mencoba menjembatani antara yang formal dan ad hoc dengan menyimpan pengetahuan dalam format cerita.

Penggerak Knowledge Management

Terdapat beberapa penggerak atau motivasi yang mengarahkan organisasi untuk menguasai program KM. Barangkali yang paling utama adalah keunggulan kompetitif yang diperoleh seiring dengan perbaikan atau pembelajaran yang lebih cepat dan penciptaan pengetahuan baru. Program KM boleh jadi mengarah ke inovasi yang lebih besar, keterlibatan pelanggan yang lebih baik, konsistensi dalam “praktek-praktek baik” dan akses lintas organisasi secara global, serta keuntungan-keuntungan lain. Tujuan-tujuan tersebut di benak kita dapat menjadi penggerak program KM.

Hal-hal lain yang dapat menggerakan program Knowledge Manajement meliputi:

penciptaan ketersediaan pengembangan content pengetahuan yang terus meningkat dan dukungan terhadap produk dan layanan

peralihan siklus pengembangan produk baru yang lebih cepat

Fasilitasi dan pengelolaan inovasi organisasi

Peningkatan kepakaran SDM dalam organisasi

Pengambilan keuntungan dari ‘efek jaringan’ ketika banyaknya koneksi produktif antar karyawan meningkat, dan ketika kualitas informasi yang dipertukarkan juga meningkat

Pengelolaan pertumbuhan informasi dan data dalam linkungan bisnis kompleks dan perijinan karyawan untuk kerap-kali mengakses sumberdaya pengetahuan yang relevan dan panduan praktek-praktek terbaik.

Fasilitasi pembelajaran dalam berorganisasi

Pengelolaan aset dan kapital intelektual tenaga kerja (seperti kepakaran dan know-how yang dimiliki oleh individu-individu kunci) ketika individu-individu pensiun dan tenaga kerja baru dipekerjakan.
Peningkatan kecepatan tanggap organisasi terhadap perubahan lingkungan.

Teknologi Knowledge Management

Teknologi awal KM berupa yellow pages korporat online (berisi data para pakar) dan sistem manajemen dokumen. Dikombinasikan dengan pengembangan awal teknologi kolaboratif seperti pada Lotus Notes, teknologi KM berkembang di pertengahan tahun 90-an. Berikutnya mengikuti perkembangan teknologi yang dipergunakan di manajemen informasi. Secara khusus, penggunaan teknologi semantik untuk pencarian dan pengambilan kembali informasi serta pengembangan alat-alat bantu spesifik untuk KM mulai dipakai dalam praktek.

Lebih akhir, alat-alat bantu komputasi sosial seperti blog, dan wiki telah dikembangkan untuk mendukung pendekatan yang lebih tidak terstruktur untuk penciptaan dan alih teknologi melalui pengembangan komunitas bentuk baru. Namun demikian, alat-alat bantu tersebut, sebagian besar masih berbasis teks, dan dengan demikian merepresentasikan alih pengetahuan secara explicit. Alat-alat bantu ini menghadapi tantangan untuk memisahkan pengetahuan yang bermakna dan dapat dipergunakan kembali dari kondisi aslinya.

Memetakan Pengetahuan

Memetakan pengetahuan dan kepakaran sebuah organisasi untuk sejumlah alasan sangat bernilai. Kemudahan akses terhadap “pengetahuan organisasi” dapat secara tidak langsung saling menghubungkan orang-orang ketika mereka memerlukan petunjuk dalam menyelesaikan masalah. Dampak dari hal tersebut adalah meningkatknya laju respon, serta berkurangnya re-invention of the wheel, yaitu upaya menciptakan kembali produk atau mengulang kembali proses pemgambilan keputusan yang telah tercipta sebelumnya. Dampak lanjutannya adalah meningkatnya kepuasan customer dan karyawan.

Peta pengetahuan dapat dipergunakan lebih lanjut untuk menarik dan memilih orang-orang guna membantu suatu proyek, atau menawarkan pelatihan bagi karyawan yang telah memiliki ketrampilan dasar yang baik dengan ketrampilan tambahan yang diperlukan oleh organisasi untuk proyek-proyek mendatang. Pertimbangan yang dipergunakan dalam menyususun peta pengetahuan meliputi: ketrampilan, kepakaran, pengalaman, dan lokasi.

Pemetaan pengetahuan umumnya digunakan untuk mengambil alih fungsi-fungsi seperti audit pengetahuan (menemukan pengetahuan yang ada pada awal proyek KM), survey jaringan (memetakan relasi antara komunitas yang telibat dalam penciptaan dan pertukaran pengetahuan) dan menciptakan sebuah peta dari relasi-relasi pengetahuan terhadap proses utama bisnis. Meskipun kerap kali dilaksanakan pada awal program KM, namun hal tersebut bukanlah pra-kondisi yang diperlukan atau yang menjadi batasan untuk memulai.

Pemampu Knowledge Management

Secara historis terdapat sejumlah teknologi ‘pemampu’ (enabler) atau fasilitator praktek-praktek KM dalam organisasi yang meliputi sistem pakar, knowledge base, beragam tipe manajemen informasi, software bantu untuk help desk, sistem manajemen dokumen, dan sistem TI pendukung aliran-aliran ‘pengetahuan organisasi’ lainnya.

Kebangkitan Internet membawa teknologi-teknologi pemampu lanjutan, antara lain e-learning, web conferencing, software kolaborasi, sistem content management¸ direktori ‘yellow pages’ korporat, mailing-list, wiki, blog, serta teknologi-teknologi lain. Setiap teknologi pemampu dapat memperluas aras pertanyaan yang tersedia bagi karyawan, sementara itu menyediakan pula sebuah platform untuk meraih tujuan atau aksi tertentu. Praktek KM akan terus berevolusi seiring dengan pertumbuahan aplikasi kolaborasi, alat-alat bantu visual, dan teknologi-teknologi lain. Karena di adopsi oleh populasi dan komunitas bisnis utama, Internet telah memandu peningkatan dalam kolaborasi kreatif, pendidikan dan penelitian, e-commerce, dan informasi instan.

Terdapat pula variasi lain pemampu-pemampu organisai untuk program KM yang meliputi komunitas-komunitas praktek, kajian sebelum-, setelah-, dan selama- aksi, bantuan sejawat, taksonomi pengetahuan, bimbingan dan pelatihan, dan sebagainya.

posted under Knowledge Management